La nueva directora financiera de Maumelle, Beatriz Sousa, está trabajando para reembolsar a la ciudad.

Antes de su llegada en marzo, el alcalde Caleb Norris y miembros del Concejo Municipal expresaron su frustración por la falta de organización y estructura en el departamento de finanzas de la ciudad.

La desorganización hace que la ciudad se retrase en los informes anuales, facturas, renovaciones de contratos y más.

Los primeros esfuerzos de Sousa ofrecen la esperanza de que los futuros esfuerzos financieros de la ciudad tendrán un perfil más claro.

“Si la junta tiene un informe completo con todos los datos, puede tomar las mejores decisiones financieras para Maumelle”, dijo Sousa.

Dijo que trabaja con todos los departamentos de la ciudad para crear el mejor sistema para todos.

“La ciudad opera con 12 departamentos”, dice Sousa. “He trabajado con los directores de cada departamento para poder entender sus necesidades. Estudié procesos de control de presupuestos y procesos de facturación y pago a proveedores. Aprendí sobre los requisitos fiscales, el proceso de órdenes de compra y los registros financieros para que juntos podamos aplicar las mejores prácticas en toda la ciudad”.

La semana pasada, Sousa presentó a la junta su informe financiero del año en curso 2023 después de semanas de enterarse de cómo se manejaba el departamento en el pasado.

“Quiero presentar [the report] en un formato que permita a los ciudadanos entender qué hace la ciudad con su dinero”, dijo Sousa en una reunión del consejo el 15 de mayo.

En un correo electrónico, el concejal Steve Mosley dijo que tenía “muchas esperanzas” de que Sousa tuviera éxito en el manejo de las finanzas de la ciudad.

“Él tiene experiencia [certified public accountant] y su experiencia es uno de los sellos distintivos de tener una perspectiva internacional para hacer las cosas de manera completa y correcta”, escribió Mosley.

Mosley también se refirió a la forma en que el departamento ha funcionado en el pasado.

“Venimos de una serie de directores de finanzas que nos han dicho que mantienen nuestro departamento de contabilidad atascado, más automatizado y en forma desde el punto de vista del control interno”, dijo Mosley. “Desafortunadamente, continuamos descubriendo que eso no era cierto, ya que más tarde descubrimos que todavía estábamos atrasados ​​en los informes anuales, nos faltaba automatización y continuaron surgiendo problemas importantes que todavía se culpaban a los controles internos”.

En una reunión anterior de la junta, Norris estuvo de acuerdo en que las finanzas y el contrato de arrendamiento no se habían administrado adecuadamente.

“Estamos trabajando en nuestros libros 1684768213 tanto es así que estos errores y descuidos sin sentido y totalmente inaceptables se detectan, reconocen e identifican desde el principio”, dijo Norris.

Los comentarios del alcalde se producen después de que el consejo no pudo resolver una situación relacionada con las instalaciones de Park on the River porque no tenían información completa sobre las finanzas de las instalaciones.

Esta propiedad está ubicada en 11903 Crystal Hill Road en Maumelle.

En 2006, la ciudad acordó un contrato de ingresos compartidos que involucra la propiedad con Team Summit LLC/Timmons Arts Foundation. El contrato permite a Summit/Timmons coordinar eventos en la propiedad, con una porción de las ganancias pagadas a la ciudad cada mes.

El contrato fue renovado en 2015, pero expirará después de cinco años.

Los miembros del consejo no pueden avanzar cuando intentan decidir qué quiere hacer la ciudad con el espacio porque un contrato de arrendamiento que se suponía que expiraría en 2020 no se reconoce hasta fines de 2o22. Además, la ciudad no realiza un seguimiento preciso de las facturas pagadas, facturadas y adeudadas por Summit/Timmons.

“Debería haber quedado claro que no nos pagaron por esos años”, dijo Norris. Agregó, en ese momento, que el departamento de tesorería era “muy diferente” y estaba funcionando por un “gran error” no intencional.

Sousa se tomó un tiempo durante la reunión del 15 de mayo para hablar sobre su experiencia trabajando en el sector privado.

“Mi último trabajo antes de que mi esposo y yo nos mudáramos a Maumelle con una empresa internacional llamada AXA”, dijo. “Mi territorio se extiende desde Canadá hasta la punta de Chile. En mi última asignación con AXA, fui controlador de contrato del gobierno de EE. UU. para la Oficina de Administración de Personal de EE. UU. Ese trabajo requería que tuviera la autorización de seguridad más alta del gobierno de EE. UU. “

En el sector privado, dice Sousa, los funcionarios de la empresa y los accionistas se hacen una pregunta: “¿Qué están haciendo con mi dinero?”

Destacó que esta pregunta sigue siendo relevante mientras trabaja en las finanzas de Maumelle.

“En mi trabajo internacional, tengo que hacer un seguimiento de cada centavo”, dice Sousa. “Entonces tengo que explicarle todo a todos los que preguntan por sus millones”.

El informe anual de Sousa del lunes consta de cinco páginas en las que ofrece un desglose detallado de los fondos y gastos al 30 de abril.

Las páginas incluyen estados financieros resumidos, los saldos reales de cada fondo principal, el fondo vial, el fondo de saneamiento, el departamento de policía y bomberos, así como los aspectos más destacados del departamento y los proyectos en curso.

“Podemos ver que la ciudad está en muy buena forma financiera año tras año”, dijo Sousa. “Los datos también muestran que estamos en una posición mucho mejor de lo que esperamos estar en este momento, y mucho mejor que en años anteriores”.

Según el informe, el saldo actual del fondo general de la ciudad es de $12,6 millones, lo que según Sousa es $9 millones por encima de la cantidad requerida establecida por la ordenanza 438 de Maumelle de la ciudad.

Después del informe del año en curso de 2023, Sousa dijo que comenzaría a trabajar en el informe anual de 2022 una vez que Liz Mathis, la exdirectora, finalice el informe de 2021.

Los objetivos futuros del departamento, dijo Sousa, incluyen la evaluación de los activos fijos, arrendamientos, contratos y más de la ciudad.

“Tengo mucho que aprender en mi nuevo trabajo y no puedo hacerlo sin el equipo existente”, dijo. “Mary Nelson es la contadora sénior y tiene más de 30 años de experiencia. Mary Green es nuestra otra contadora. Ha trabajado para la ciudad de Maumelle durante más de 20 años. Estas dos mujeres me han guiado pacientemente a través del sistema. El miembro más nuevo del equipo es Donna Mahoney”.

Mahoney trabaja como contable en la ciudad.

“Podría llamarnos los Cuatro Fabulosos de las Finanzas”, dice Sousa.

También le dijo a la junta que, en las últimas semanas, había estado trabajando para reunirse con otros directores de finanzas de la ciudad en el centro de Arkansas, incluida la directora financiera de Bryant, Joy Black.

“[Bryant] acaba de ganar el Premio de Presentación de Presupuesto Distinguido de la Asociación de Funcionarios de Finanzas del Gobierno por cuatro años consecutivos”, dijo Sousa. “Joy ha brindado muchos buenos consejos sobre las finanzas municipales”.